会议工作需要“画面感”

会议工作需要“画面感”

会议工作是一项政治性、全局性、系统性都很强的工作,也是一项多环节、重细节的工作。组织者应以一种身临其境的状态在脑海中持续投射会议组织的每一个环节、每一处细节,在会议组织过程中保持视觉想象力,主动运用“画面感”做好会议工作。

制订方案时勾勒画面

会议方案是会议组织安排的“纲”,是办好一个会议的基础和前提。要想在一个较短的时间内,制订出一份高质量的会议方案,就必须学会在头脑中“主动作画”,将会议各要素作为线条,从而较为系统地勾勒出会议的基本框架。

在选择会议时间时,应结合当前实际工作需要,根据出席领导及参会人员日程安排来确定合适时间,避免出现重要参会人员不能参会的情况。

会议工作需要“画面感”

在选择会议地点时,要根据会议主题内容、参会人员范围和数量等,权衡所选会议场所空间是否合适。

在确定参会人员范围时,参照以往类似会议,再对照本次会议主题内容来调整确定参会范围。

在拟订会议议程时,要把领导意图和实际需要结合起来,拟订出合理的议程安排。

在新闻报道方面,应结合惯例和会议具体情况确定报道的内容和要求。

在任务分工方面,要将会议筹备需要的材料,涉及的会务工作和疫情防控等各项内容做一个模块化的梳理,坚持定人定岗定责,细化任务分工、明确操作细节,确保会务工作衔接紧密、运转流畅。

只有将这一连串的工作线条都描画清晰,一场会议的轮廓才能逐步显现出来。

会议筹备时完善画面

会议筹备过程中,要按照会议方案的谋划,添加更具体的“分镜头”,将这些零散的、无序的、模糊的轮廓组合成完整的、有序的、清晰的无限接近真实状态的画面。

在席次安排方面,要根据整理后的与会人员名单合理安排席次,同时结合视觉想象视情调整布局,确保席次安排妥当合理。

会议工作需要“画面感”

在参会人员动线等方面,要站在参会领导和与会人员的角度检查会场,模拟相关路线安排,确保入场标识清晰、指引明确。特别需要注意的是,在会议中如有投票、颁奖、授牌等环节,要做好沟通和引导,确保人员走动顺畅、便利,拍摄出来的画面得体。

重大会议活动尤其是涉及议程较复杂、环节较多的会议,会前必须进行全要素演练,逐项推演各个细节,强化重点环节的配合衔接,对落实不到位或流程不顺畅的地方及时进行调整。

只有充分运用“画面感”,盯紧会议关键环节,合理调整工作进度,统筹推进各项工作,才能又好又快完善会议“全景”。

会议进行时呈现画面

会议一旦开始,就是一幅幅画面的连续呈现,必须确保其流畅度和清晰度。

在会议开始前,要按照检查清单逐项认真进行会场实地考察,避免出现干扰画面的意外情况。要着重检查会场灯光、音响、话筒等设施设备是否正常,空调温度是否合适,会议材料摆放是否准确到位等。

会议工作需要“画面感”

此外,要预先考虑会议中可能出现的各种变化或意外情况,如音响设备故障、会议材料缺失、紧急医疗服务需求等。这些情况都要做好应急预案,稳妥应对,确保画面持续顺畅。

会议过程中,要着重关注主持人、参会领导和与会人员的需求,要感受会场温度变化、音控调节、视频画面等情况,及时作出反应调整。

只有精准规范做细会前检查,紧张有序做好会场保障,稳妥快速处置突发情况,才能确保会议画面精彩呈现。

会后复盘时检视画面

会议工作是经验性很强的工作,每一次会后都要及时复盘,对如何做好会议工作得出规律性的认识,这是提升“画面感”、强化办会能力的重要方法。要养成会后对照会议新闻报道、音视频资料复盘会议画面的习惯,将会前想象的会议画面,同最终所呈现的会议画面进行比较,查找哪些工作存在疏漏之处、哪些工作可以有提升的空间。

除此之外,还要在平时的工作中对各类会议的新闻报道画面多看、多想,主动总结归纳,不断完善和丰富自己的“画面感”,在提及任何一种类型的会议时,脑海中都能立马浮现相应的会议画面,并能快速拿出一套系统化的会议方案。

(作者系中央宣传部办公厅会议处处长)

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