电子邮件怎么写_怎么写电子邮件

电子邮件怎么写_怎么写电子邮件

尽管短信和社交媒体的普及,电子邮件仍然是商业世界中最常见的书面交流形式,也是最常被滥用的。太多的时候,电子邮件的信息被打断,咆哮和吠叫–仿佛简洁意味着你必须听起来很霸道。事实并非如此。

考虑一下最近发给一个大型大学校园的所有工作人员的这封电子邮件:

现在是更新你的教职员工停车证的时候了。新的停车证需要在11月1日前完成。停车规则和条例要求所有在校园内行驶的车辆必须显示当前的车贴。

在这个信息前面打上一个 “嗨!”并不能解决这个问题。它只会增加一种虚假的友好气氛。

相反,考虑一下,如果我们只是简单地加上一个 “请 “字,并直接称呼读者,那么这封邮件将是多么美好和简短,而且可能更有效:

请在11月1日前更新您的教职员工停车证。

当然,如果电子邮件的作者真的把读者放在心上,他们可能会包括另一个有用的小东西:关于如何和在哪里更新停车证的线索。以这封关于停车证的邮件为例,尝试将这些提示纳入你自己的写作中,以获得更好、更清晰、更有效的邮件:

1、始终在主题栏中填写一个对读者有意义的话题。不是 “车贴 “或 “重要!”,而是 “新停车车贴的最后期限”。

2、把你的主要观点放在开头一句。大多数读者不会为了一个惊喜的结局而坚持下去。

3、永远不要用模糊的 “这个 “开头–如 “这个需要在5点前完成”。一定要说明你在写什么。

4、不要使用所有大写字母(不要大喊大叫!),也不要使用所有小写字母(除非你是诗人E-E-卡明斯)。

5、作为一般规则,请避免使用textpeak(缩写和首字母缩写词)。你可能是ROFLOL(在地上打滚笑出声),但你的读者可能会想WUWT(这是怎么回事)。

6、要简短而有礼貌。如果你的信息超过两到三个小段落,请考虑(a)减少信息的内容,或者(b)提供一个附件。但在任何情况下,都不要打招呼、咆哮或吠叫。

7、记住要说 “请 “和 “谢谢”。而且是认真的。例如,”谢谢你理解为什么取消了下午的休息时间”,这是不礼貌的、小气的。这是不礼貌的。

8、添加一个带有适当联系信息的签名区(在大多数情况下,你的名字、商业地址和电话号码,如果你的公司要求,还要加上法律免责声明)。你需要在签名栏中加入巧妙的引语和艺术作品吗?也许不需要。

9、在点击 “发送 “之前,要进行编辑和校对。你可能认为你太忙了,无暇顾及这些小事,但不幸的是,你的读者可能认为你是个粗心的傻瓜。

10、最后,及时回复严肃的信息。如果你需要超过24小时的时间来收集信息或做出决定,请发送一个简短的回复,解释延迟的原因。

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