如何在excel中校验(excel表格校验公式)

使用Excel编辑工作表单时,往往需要输入大量的数据,有时要求输入的数据不能重复,如身份证号、准考证号、车牌号等。一旦出错就很难找到。为了避免输入错误,可以使用自定义公式和有效性数据检查的联动方式,让Excel自动检查全过程的重复数据。也就是说,每次输入新的身份证号,系统都会和已经输入的所有身份证号一一核对,如有错误及时纠正。我们以Excel 2016为例,说明它也可以在Office的其他版本中实现。

● 正确的原始数据输入

我们以在表格中输入身份证号码为例。由于直接输入18位身份证号码系统会以科学记数法来显示,这不符合我们的习惯,因此,首先要全选身份证一列,右键单击并选择设置单元格,将其设置为文本型的格式。

如何在excel中校验(excel表格校验公式)

● 用公式构造验证条件

在工作表中选中需要设置重复检查的所有单元格,然后单击“数据”功能菜单,并在“数据工具”功能区域中选择“数据验证”选项,并单击下级菜单中的第一个选项“数据验证…”。

如何在excel中校验(excel表格校验公式)

接下来在弹出的“数据验证”对话框中选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项(同时要选择“忽略空值”选项);在“公式”下面的文本框中输入:COUNTIF($1$65535,A1)=1

这里的$1$65535表示对全工作表范围进行重复检查,这样就解决了身份号数量未知的难题,不管你输入多少个人的身份证号,统统管用。当然,如果需要检查的只是某一特定的单元格范围,可以根据实际情况重新进行调整,但必须使用绝对方式引用。

如何在excel中校验(excel表格校验公式)

● 设置个性化报错提示

切换到“出错警告”选项卡,在这里程序已经自动勾选了“输入无效数据时显示出错警告”的复选框,接下来将“样式”设置为“停止”选项,然后在右侧的“标题”和“错误信息”两个文本框中自行输入相关的提示内容(如“身份证重复”)、具体的提示信息解释(如“请检查当前身份证号输入是否有误,或者将之前的身份证号信息误输入为当前的这个号码”),然后单击“确定”按钮。

如何在excel中校验(excel表格校验公式)

如果过程中遇到重复输入的数字,Excel会出现提示。对于其他类型数据的输入和自动检测,可以仿照如上过程,灵活变通单元格的类型、判断范围、提示信息内容等。

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